社内で伝わりにくい情報とは・・・
皆さんの会社・団体の内部で、管理部門は日々様々なお知らせを配信していませんか？
消費税が上がったときの対応はこうです
源泉徴収関連の書類はいつまでに提出してください
来月から、ITシステムが変わります
経費精算のルールを変更するので、現場でも対応してください
フレキシブルな勤務場所、時間にする場合の申請はこのマニュアルに従ってください
などなど、組織が大きくなればなるほどお知らせの数は膨大な数になっていないでしょうか？こうしたお知らせはそれぞれの担当部門からすれば非常に重要なこと。重要だからこそ組織内全体に情報を発信し、関連する部署に対応をお願いしているはずです。しかしながら、個人レベルで直接利害（経費精算や税金手続き、休暇取得等）に関わるテーマでない限り、このようなお知らせを真剣に読む方はそんなに多くないように思います。
例えば社内の経費節減運動や労働安全衛生に関するお知らせなど、タイトルだけ読んで「はいはい、そうですね」となりがちではないでしょうか？経費を節減すれば会社全体の利益に貢献できる、労働現場で死傷事故を起こさないように注意する、といった頭ではわかっていますよ、というテーマではなおさらです。
問題は、こうした「頭ではわかっています」というお知らせが真剣に読まれないこと。そして当然の帰結として呼びかけた行動が実行されづらいということ。せっかく担当部門が真剣に組織的な課題解決のために動いても効果が出にくいのです。
海外部門向けの安全対策情報、注意喚起なども読み流される、現場で実行されにくい情報の代表格です。どれだけ安全管理部門が重要な情報を入手し、わかりやすく伝えても実際に海外の事業現場にいる方が情報を受け止めきれず、そして適切なリスク回避策を講じることができなければ・・・。経費節減がうまくいかなくても即人命が失われることはありません。が、海外の事業現場が直面するリスクは「一発レッドカード」というものもあるのです。
このため、安全管理部門は安全対策に役立つ情報をしっかりと集めると同時に必要な人にしっかりと伝える役割を果たさなければいけません。両方ができないと組織の関係者の死傷事案を防ぎきることができないからです。
【次ページでは・・・情報を受け止めやすくするための工夫を具体的に説明します】